Fit-out kanceláře: jak proměnit náklady ve strategickou investici

Dřív nebo později přijde chvíle, kdy stávající kancelář přestane vyhovovat. Firma vyroste, změní strukturu, potřebuje jiný typ prostoru. A začne se čím dál více nabízet otázka, jak danou situaci řešit: rekonstrukcí prostoru, celkovým fit-outem, anebo stěhováním na novou adresu.

Odpověď závisí na několika proměnných. Pro správné rozhodnutí – tedy takové, které dovolí, aby se fit-out stal i výhodnou investicí –  je potřeba sesbírat informace z různých zdrojů – od potřeb firmy a preferencí zaměstnanců a klientů přes strategické směřování firmy až po stáří budovy, ekonomickou situaci a finanční možnosti.

Nejdřív je ale potřeba rozlišit, jestli vám stačí menší úprava, nebo dává smysl spíš celkový fit-out, který se pak pojí i s otázkou, zda zůstat na stávajícím místě, nebo spíše hledat nové místo.

Jaký je rozdíl mezi fit-outem, rekonstrukcí a stavební úpravou?

Pro rekonstrukci kanceláří a komerčních prostor se často používá pojem fit-out. Jde o termín, který upřesňuje konkrétní typ rekonstrukce, v tomto případě komplexní přestavbu interiéru podle potřeb firmy nebo nájemce.

Fit-out většinou obnáší vyčištění prostoru na shell and core – tedy na obal budovy se zachováním páteřních svislých rozvodů – a následnou novou výstavbu interiéru. Během prací se klasicky řeší i vzduchotechnika, chlazení a topení, elektroinstalace, zdvojené podlahy, nové dispozice prostoru a samozřejmě i celkový design interiéru.

Stavební úprava je naopak drobnější rekonstrukce, kterou lze často provést i během provozu kanceláře. Může jít například o zrušení nebo vytvoření zasedací místnosti, případně designovou úpravu části prostoru, která do dispozic nezasahuje vůbec, nebo jen minimálně. U takových úprav většinou nebývá potřeba stavební povolení. 
(Pokud vás zajímá rekonstrukce kanceláře za provozu, více o ní píšeme zde.)

Fit-out kanceláře jako strategické rozhodnutí

Z toho je zřejmé, že fit-out není jen kosmetická úprava interiéru. Odpovídají tomu i náklady – ať na samotné stavební práce, tak i na architekta, projektovou přípravu, vybavení a koordinaci celého procesu.

Některé následné přínosy fit-outu lze vyhodnotit poměrně přímo – například nižší provozní náklady, výhodnější nájem nebo případné kontribuce. 

Důležitá část návratnosti investice do fit-out se nicméně ukáže až ve fungování samotného prostoru. Může jít o zajímavější obchodní příležitosti díky adrese nebo reprezentativnímu zázemí, větší spokojenost zaměstnanců, jejich ochotu vracet se do kanceláře nebo o to, jak nový prostor podpoří vnímání firmy navenek. (O tom, co vám může přinést správný design píšeme v tomto článku.)

Aby se investice do fit-outu vyplatila, ať už ve stávající, nebo nové lokalitě, musí dávat smysl nejen dnes, ale i za několik dalších let. Ideální je proto uvažovat v horizontu cca 10 let.

Pokud by vám nové nebo nově upravené prostory přestaly už za dva až tři roky sloužit, fit-out se vám nevyplatí. A pokud už opravdu potřebujete změnit stávající řešení kanceláří, je lepší zvážit alternativní řešení – například menší rekonstrukci k vyřešení palčivého problému, možnost sdílených kanceláří či zasedacích místností apod.

Zároveň pokud se z různých důvodů nacházíte někde na pomezí, může být dobré začít se rozhlížet po trhu s nemovitostmi a odpovídat si na některé otázky z tohoto článku. Než ale bude strategické směřování firmy zřejmé, vyplatí se s finálním rozhodnutím, nebo spíše se zadáním, počkat.

Co zvážit před stěhováním i fit-outem

Jakmile se rozhodnete pro fit-out kancelářského prostoru, případně i stěhování, začnou do celého procesu vstupovat další subjekty. Mohou vám pomoct dotvořit vizi a být pro vás skutečným přínosem.

Dobrý architekt vám například pomůže nejen s návrhem, ale i s tím, abyste nemuseli dělat zbytečné kompromisy a výsledek skutečně odpovídal vašim potřebám. Realitní makléř vám zase může ukázat vhodné lokality a pomoct vyjednat podmínky z hlediska nájmu nebo kontribucí.

Zároveň je dobré počítat s tím, že každý z těchto subjektů má i své vlastní obchodní vazby, zkušenosti a preference – ať už se jedná o vazby na dodavatele nábytku, či smlouvy s developery. Právě proto je dobré mít předem ujasněné motivace ke stěhování nebo fit-outu, stejně jako požadavky a očekávání od nové kanceláře.

1) Co očekávají vaši klíčoví zaměstnanci?

Co je pro ně důležité – od občanské vybavenosti a dopravní dostupnosti přes vybavenost budovy až po fungování a vybavení přímo v kanceláři?

2) Co chcete nabídnout svým klientům?

Hledáte reprezentativní místo? A co to konkrétně znamená – působivou zasedací místnost, showroom, kde si klienti mohou vyzkoušet vaše produkty, adresu v centru, moderní budovu, parkovací místa nebo dobrou dostupnost MHD či vlakem?

3) Co mají nové kanceláře komunikovat navenek?

Tato otázka úzce souvisí s předchozími dvěma body. Jiný úhel pohledu vám ale může pomoct zahrnout do uvažování i širší veřejnost, potenciální zaměstnance nebo budoucí klienty. A zároveň se zaměřit na vizi, kterou mohou nové prostory díky fit-outu pomoct naplnit.

4) Jaká je strategie firmy a její cash flow?

Je extrémně důležité vědět, co chcete novými prostory získat, tak abyste z nich mohli co nejvíce těžit. Pokud se nejedná jen o vyřešení funkčních nedostatků, se kterými může pomoci rekonstrukce anebo rozšíření v rámci stejné budovy, je třeba počítat s tím, že investice do stěhování i celého fit-outu není zanedbatelná. A je proto dobré z ní vytěžit maximum.

5) Jak je na tom samotná budova?

Nejde jen o adresu, ale také o stáří a technickou vybavenost budovy, ve které si prostory pronajímáte. Starší budova s sebou může nést omezení, kvůli kterým se vám nemusí podařit dosáhnout požadovaného výsledku. Více o tom píšeme zde.

Pokud vám stávající lokalita vyhovuje, ale potřebujete jinou podobu kanceláří, je dobré oslovit také současného pronajímatele a ověřit, zda nenabízí další prostory v rámci budovy nebo komplexu. Je možné, že vaše nové kanceláře se nacházejí na stejné adrese.

Jakmile se pro fit-out / stěhování rozhodnete, začne také řešení termínu a harmonogramů, proto jsme pro vás připravili článek o tom, na co je dobré myslet tak, aby fit-out / stěhování bylo možné zajistit včas – můžete ho najít zde.