Rekonstrukce kanceláře za provozu?

Můžete mít kancelář ve vhodné lokalitě a prostory, které vám v základu stále dobře fungují. Přesto se může stát, že některé prvky – například design, akustika, počet zasedacích místností – postupně přestávají vyhovovat. Ať už je to kvůli posunu firemních hodnot, změnám ve fungování vaší firmy, nebo novým nárokům trhu práce.

Ve chvílích, kdy situace vyžaduje rekonstrukci kanceláře a zároveň se nejedná o významné zásahy, začne se nabízet otázka: „Je možné udělat rekonstrukci kanceláře za provozu? A co to obnáší?“

To, zda je rekonstrukce kanceláře za provozu možná, či nikoliv, závisí jednak na rozsahu prací, jednak na charakteru vašeho provozu i možnostech samotného prostoru. Pojďme se podívat na typické příklady rekonstrukce kanceláře za provozu a na to, co je potřeba předem promyslet.

Typická rekonstrukce kanceláře za provozu

Mezi nejčastější rekonstrukce kanceláří za provozu patří zásahy, které nevyžadují kompletní uzavření prostoru. Typicky jde o vytvoření nebo zrušení zasedacích místností, instalaci nového nábytku, doplnění akustických řešení nebo novou výmalbu.

Častá je také přestavba části kanceláře podle aktuálního způsobu práce. Může jít například o vytvoření místností pro cally nebo úpravu pracoviště pro hybridní režim – od flexibilnějšího uspořádání části kanceláře až po přizpůsobení menších prostor, do kterých se firma sestěhovala kvůli častější práci z domova.

V některých případech se firma nakonec rozhodne pro celkový fit-out kanceláře. Tehdy už je dobré zvážit, zda zůstat na stejném místě, nebo se přestěhovat – více o tom píšeme zde. V tu chvíli je ale už nutné poslat zaměstnance na určitou dobu na home office nebo na jinou pobočku.

Co očekávat během rekonstrukce kanceláře

Rekonstrukce přes víkend

U menší rekonstrukce kanceláře, která se dá zvládnout přes víkend, je potřeba zajistit hlavně to, aby si zaměstnanci odnesli nebo zabezpečili své osobní věci. A to jak kvůli prachu, tak i kvůli přesunu nábytku, během kterého by se křehčí osobní předměty mohly rozbít, kdyby zůstaly jen volně položené na stole.

IT zaměstnanci pak zabezpečují monitory a další techniku. I když je možné se na zabezpečení techniky domluvit i s firmou provádějící rekonstrukci kanceláře, nebývá to běžná praxe.

Stavební firma pak začíná buď už v pátek večer, nebo v sobotu ráno, podle rozsahu prací. V případě rozsáhlejších prací a pokud to firemní politika umožňuje, můžou samozřejmě práce probíhat už od pátečního rána.

Další přípravu prostoru je pak už možné nechat na stavební firmě. Ta se zároveň postará i o to, aby se v pondělí zaměstnanci vraceli do čistých kanceláří.

Větší zásahy v kanceláři

Rozsáhlejší rekonstrukce kanceláře vyžadují buď uzavření celé kanceláře na předem určenou dobu, většinou na týden až dva týdny. K tomu se obvykle využívá období okolo Vánoc nebo letních prázdnin, kdy bývá provoz v kanceláři přirozeně slabší.

Anebo sahají pro druhé možností, kterou je vyčlenění / uzavření části prostoru provizorní příčkou. Dočasně se tak omezí počet pracovních míst, ale kancelář jako celek zůstává během rekonstrukce v provozu. Provizorní příčka zároveň zaručí vhodné pracovní prostředí ve zbytku kanceláře.

I v takovém případě je ale potřeba počítat s určitým omezením komfortu. Například pokud uzavřená část nemá vlastní vstup nebo přístup k sociálnímu zařízení, mohou řemeslníci procházet i mimo vyčleněnou zónu.

Hlučnější práce, jako je bourání, vrtání nebo instalace, probíhají zpravidla večer po 17. hodině, případně podle dohody s firmou a správcem budovy. Přes den se řemeslníci soustředí na méně hlučné práce, například instalaci elektra, přípravné práce, výmalbu apod. Díky tomu se rekonstrukce kanceláře nemusí omezovat pouze na večerní časy a lze ji dokončit rychleji.

Přímo v noci se totiž standardně nepracuje – rekonstrukce zpravidla probíhá zhruba do 22–23 hodin. Výjimky samozřejmě existují, ale je potřeba je domluvit předem.

Součástí rekonstrukce kanceláře je samozřejmě i úklid a dle domluvy i stěhování a instalace nového vybavení. Zároveň i tehdy platí, že monitory a technická zařízení si obvykle instaluje IT oddělení dané firmy.

Co všechno potřebujete zařídit vy?

Aby rekonstrukce kanceláře za provozu skutečně fungovala, je potřeba součinnost na straně firmy. Čím lépe je vše předem domluvené, tím plynuleji celý proces proběhne.

Na vaší straně je důležitá hlavně:

• Komunikace se zaměstnanci. Včasné a srozumitelné informace pomáhají tomu, aby zaměstnanci věděli, co se bude dít, kdy práce proběhnou a co je potřeba předem udělat. Pro samotnou rekonstrukci jde především o zajištění výše zmíněných věcí, tedy zabezpečení osobních věcí a IT techniky.
• Komunikace s pronajímatelem nebo správcem budovy. Ten může vyžadovat předložení projektové dokumentace, jindy mu stačí e-mailová komunikace. Kvůli ostatním nájemcům a případnému hluku večer ho může zajímat také přibližný harmonogram prací.
• Včasné jednání s firmou, která bude rekonstrukci provádět. Ta vám může říct, jaké podklady, souhlasy nebo provozní opatření budou pro konkrétní rekonstrukci kanceláře potřeba.

I na menší rekonstrukci můžete potřebovat projekt 

Včasné jednání se realizační firmou je důležité, protože i zdánlivě jednoduchá změna dispozice může mít technické dopady, které nejsou na první pohled zřejmé.

Například zrušení zasedačky a přidání pracovních míst může znamenat potřebu úpravy vzduchotechniky – na pracovní místo se počítá jiné množství čerstvého vzduchu než na zasedačku.

Stavební povolení je potřeba i při zásahu do požárního řešení budovy – a to i v případě, kdy se na první pohled zdá, že jde jen o drobnou úpravu. Bude tomu například v případě, že budete rušit část serverovny, která podléhá jiným hasičským předpisům.

Proto se vždy vyplatí rekonstrukci kanceláře předem zkonzultovat s odborníkem, tak abyste co nejdříve věděli, o jak velký rozsah prací se jedná. A zároveň s ním mohli prokonzultovat i svá očekávání a požadavky, nejen samotné stavební práce během rekonstrukce.

Včas se tak dozvědět nejen projektové požadavky, ale i to zda vámi zamýšlené řešení bude dostatečné – to může být případ akustiky (více o akustice naleznete v tomto článku.) Díky včasné konzultaci tak můžete najít řešení, které je pro vás skutečně nejvhodnější.